Ce guide accompagne la prise en main de l'espace syndic. Il suit l'organisation de l'outil : la vue d'ensemble, la gestion des copropriétés, les plans de travaux, les assemblées générales et leurs convocations, les documents, les finances et votes, et le budget. Chaque section explique à quoi sert la fonction et comment l'utiliser.
La vue d'ensemble est votre tableau de bord. Elle rassemble l'essentiel de votre activité : le nombre de copropriétés gérées au regard de la limite de votre offre, les échéances à venir, et les points qui demandent attention. C'est le point de départ de chaque session.
Copropriétés regroupe l'ensemble des immeubles que vous gérez. Pour chaque copropriété, vous renseignez sa fiche : nom, adresse, code postal et commune, nombre de lots total et dont lots d'habitation, et année de construction. Ces données servent de référence à l'ensemble des autres modules — un PPT, un budget ou une convocation se rattachent toujours à une copropriété.
Chaque projet de travaux rattaché à une copropriété suit un cycle d'états lisible d'un coup d'œil : à l'étude, vote préparé, voté, travaux en cours, terminé, ou abandonné. Vous savez ainsi en permanence où en est chaque opération.
Selon votre offre (Starter, Pro, Enterprise), un nombre maximal de copropriétés est prévu. La vue d'ensemble vous indique où vous en êtes par rapport à cette limite.
PPT et Travaux concerne le plan pluriannuel de travaux, défini aux articles 14-2 et 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 (modifiés par la loi Climat et Résilience du 22 août 2021, décret du 25 avril 2022). L'espace vous permet de créer un PPT projetant les travaux sur dix ans, avec son calendrier et ses postes de travaux, en priorisant les travaux urgents sur les trois premières années.
L'obligation s'est déployée par paliers : copropriétés de plus de 200 lots depuis le 1er janvier 2023, de 51 à 200 lots depuis le 1er janvier 2024, et depuis le 1er janvier 2025, toutes les copropriétés à usage d'habitation de plus de 15 ans, sans condition de taille. Le décompte des lots inclut tous les lots (habitation, commerces, caves, parkings), pas seulement l'habitation. Le PPT doit être élaboré par un professionnel qualifié, puis présenté à l'assemblée pour vote.
Le module intègre les labels de performance énergétique de référence pour la rénovation — BBC Rénovation, HPE Rénovation, Effinergie+, BEPOS, NF Habitat HQE — avec leurs seuils et leurs organismes certificateurs. Cela vous aide à situer les objectifs d'un projet de rénovation et à orienter les copropriétaires vers le bon niveau d'ambition.
Le calendrier des travaux et les postes associés se relient au budget et au carnet d'entretien, pour une vision cohérente entre ce qui est prévu, ce qui est voté et ce qui est financé.
Assemblées Générales centralise la préparation et le suivi de vos AG. Vous y organisez l'ordre du jour et préparez les résolutions à soumettre au vote. Chaque résolution porte son type de majorité, ce qui détermine les règles de décompte : l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 pour la majorité simple (des voix exprimées), l'article 25 pour la majorité absolue (de tous les copropriétaires).
Lorsqu'une résolution soumise à l'article 25 n'atteint pas la majorité absolue mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la passerelle de l'article 25-1 (ordonnance du 30 octobre 2019) permet un second vote immédiat, au cours de la même assemblée, à la majorité simple de l'article 24. Une exception à connaître : ce second vote immédiat n'est pas possible lorsque l'assemblée approuve un contrat, un devis ou un marché mettant plusieurs candidats en concurrence (article 19 du décret de 1967, modifié en 2020).
Le détail d'une AG rassemble ses éléments : date, ordre du jour, résolutions et, une fois l'assemblée tenue, les résultats de chaque vote.
Convocations AG génère les convocations à envoyer aux copropriétaires. Le module veille au respect du délai légal : la convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée (loi du 10 juillet 1965, article 9). Lorsque vous saisissez la date de l'AG, l'outil calcule et affiche la date limite d'envoi, ce qui évite l'erreur de délai — un vice de forme qui peut entraîner l'annulation des décisions.
La convocation reprend l'ordre du jour et les résolutions préparées, et se génère en PDF prêt à l'envoi. Un onglet dédié gère les mandats de vote, pour les copropriétaires qui se font représenter.
Point de vigilance : au-delà du délai, la convocation obéit à des règles de contenu strictes (ordre du jour précis, pièces jointes selon les résolutions). Vérifiez que tout est complet avant l'envoi.
Documents est l'espace de classement des pièces de chaque copropriété : procès-verbaux, contrats, diagnostics, correspondances. Centraliser ces documents facilite leur retrouvaille et leur partage.
Finances & Votes réunit deux volets. Côté finances, un tableau consolidé compare, pour chaque copropriété, les charges prévues aux charges réelles, avec l'écart au budget mis en évidence (en rouge lorsqu'il est dépassé). S'y ajoutent le fonds travaux (le fonds obligatoire alimenté chaque année) et le total des aides MaPrimeRénov' mobilisées.
Côté votes, vous saisissez les résultats résolution par résolution — pour, contre, abstention — en fonction du type de majorité applicable (article 24 ou 25). Le suivi relie chaque vote au projet de travaux concerné, ce qui trace le passage d'un projet de l'étude au vote, puis aux travaux.
Budget & Entretien relie le budget prévisionnel au carnet d'entretien de l'immeuble. Vous y saisissez les postes budgétaires — ce sont eux qui alimentent le tableau consolidé de Finances & Votes — et tenez à jour l'historique d'entretien. Cet historique nourrit à son tour le plan pluriannuel de travaux : ce qui a été entretenu, ce qui reste à faire, et quand.
Chaque fonction de l'espace syndic vise à alléger la gestion courante et à sécuriser les obligations réglementaires (PPT, convocations, tenue des AG). L'outil est une aide à la gestion : la responsabilité des actes de gestion et de la conformité des convocations vous appartient.
Ce guide est un document d'information destiné à faciliter la prise en main de ScanReno. Il ne constitue pas un conseil juridique et ne se substitue ni aux textes officiels, ni à l'avis d'un professionnel du droit. La réglementation en vigueur et son application priment en toutes circonstances : nul ne peut s'en affranchir, et en cas de doute ou de litige, seuls les textes officiels et, le cas échéant, l'appréciation des autorités et des tribunaux font foi. La réglementation évoluant régulièrement, ce document est susceptible d'être modifié à tout moment, sans préavis, pour tenir compte des changements légaux, réglementaires ou fonctionnels. Il appartient à chaque utilisateur de vérifier, sous sa responsabilité, la conformité de ses documents et de ses démarches au regard des règles applicables au moment où il les réalise.